Sicherstellung der langfristigen Resilienz der Organisation

Resilienz der Organisation

Mit anderen Worten: Die in der Organisation arbeitenden Menschen sind jederzeit in der Lage interne und externe negative Einflüsse, die auf die Organisation wirken, zu erkennen, mit ihnen umzugehen und diese zu reduzieren oder auszuschalten. Wir sehen Menschen auf allen Ebenen in einer Organisation in der Verantwortung, wobei den Führungskräften immer eine besondere Verantwortung zukommt. Daher stehen sie in unserer Betrachtung und bei unserem Ansatz besonders im Fokus. Dies gilt zum einen für ihre Neigung und Fähigkeit Risiken einzugehen und mit diesen umzugehen. Darüber hinaus sollten die Executive-Metakompetenzen der Führungskräfte in ihrem bilateralen oder Gruppen-Zusammenwirken austariert sein, um die kurz-, mittel- und langfristige Stabilität der Unternehmensorganisation sicherstellen zu können.

Ausgangslage

Da der Mensch gewöhnlich mit einem (Über-) Lebenswillen ausgestattet ist, sorgt er sich zumeist um seine Gesundheit und geht zur Vorsorgeuntersuchung. Im Rahmen der Prävention werden alle relevanten Organe und der Bewegungsapparat durchgecheckt. Daraus werden üblicherweise Handlungsempfehlungen abgeleitet, zur Stärkung seiner langfristigen Gesundheit, der Erhaltung eines gut funktionierenden Körpers – inkl. seines seelischen Zustandes – sowie der Prävention vor möglichen externen, aber auch internen – also den sogenannten „hausgemachten“ Krankheiten. Die gleichen Überlegungen sollten Unternehmenseigentümer bei der Beobachtung und sowie der präventiven „gesundheitlichen Überwachung“ ihrer Unternehmensorganisation haben. Folglich sind sie in der Lage eine langfristige Stabilität zu gewährleisten, potenzielle Schäden und Risiken zu antizipieren und somit den Fortbestand ihres Unternehmens zu sichern. Die Eigentümer werden anführen, dass sie durch regelmäßige Beobachtung des operativen Geschäftes genau diese Aufgabe übernehmen und damit die Überwachung sicherstellen. Gleichzeitig hat sich immer gezeigt, dass eine unabhängige Bewertung im Hinblick auf risikogefährdete Prozesse, Verhaltensweisen und Handeln sinnvoll und werterhaltend war und ist. Organisationen werden nach Nadler/Tushmann immer als das Zusammenspiel von vier Dimensionen betrachtet: die Struktur (1), die Art zu arbeiten (2), die in der Organisation arbeitenden Menschen (3) sowie die Kultur (4). Es gibt auch keine „beste“ Organisation, aber meist einen sogenannten „Best Fit“, d.h. das beste Zusammenspiel dieser vier Dimensionen. Ganz analog gehen wir bei der Bestimmung des präventiven Organisational Resilience Score vor und kombinieren darin wissenschaftlich basierte Organisationskennzahlen mit den Erkenntnissen der menschlich-sozialen Beziehungsebenen (Executive-Metakompetenzen). Es erfolgt die Bewertung der Organisation im Hinblick auf ihre langfristige Resilienz, die durch quantitative und qualitative Kennzahlen beschrieben wird und durch die Executive-Metakompetenzen der Führungskräfte geprägt sowie weiterentwickelt wird. Dies erlaubt uns, valide Aussagen über die langfristige Stabilität der Organisation erstellen.

Ansatz

Das Vorgehen zur Erfassung der Organisationsresilienz über KPIs und die Executive-Metakompetenzen der Führungskräfte ist einfach und kurz gehalten. In einem Prozess von (je nach Komplexität der Organisation) vier bis acht Wochen er Laurent wir relevante Daten, KPIs und Informationen. Dies erfolgt auf Basis der von uns definierten Datenformate sowie durch punktuelle strukturierte Interviews mit ausgewählten Führungskräften. Parallel wenden die Führungskräfte ein Untersuchungsinstrument zur Bestimmung der Executive-Metakompetenzen in einem ca. 30-minütigen Verfahren an. Auf Basis dieser Ergebnisse leiten wir eine wissenschaftlich fundierte Aussage über die Resilienz der Organisation ab. Wir beschreiben, wie die Executive-Metakompetenzen der Führungskräfte die Resilienz im Ist-Zustand unterstützen und was getan werden muss, um die von den Eigentümern gewünschte langfristige Stabilität der Organisation sicherzustellen. Wir empfehlen eine Auffrischung alle zwei Jahre (kann üblicherweise in zwei Wochen erstellt werden), um mögliche die Resilienz belastende Veränderungen frühzeitig zu identifizieren und entsprechend handeln zu können.

Bei der Auffrischung validieren wir einerseits bereits erhobene Daten, überprüfen andererseits die Wirkung der vormals vorgeschlagenen Maßnahmen. Darüber hinaus erfolgt die Erfassung der Executive-Metakompetenzen der neu in die Führungsmannschaft aufgenommenen Führungskräfte mittels punktueller strukturierter Interviews und der Anwendung des Tools zur Früherkennung der Risiken und Herausarbeitung von potenziellen Störungen der organisatorischen Resilienz.

Erhobene Informationen

Zur Bewertung der Organisationsresilienz erheben wir entlang von 4 Kategorien mit jeweils 4 Unterkategorien Daten und Informationen, die in jedem Unternehmen vorhanden sind bzw. mit minimalem Aufwand von den Fachabteilungen erhoben werden können. Die Kategorien decken organisatorische individuelle und die Gruppen-Wirkungen ab. Jede Unterkategorie hat drei mögliche Ausprägungen (rot, gelb und grün), deren Bewertung eine spezifische Aussage über die Resilienz der Organisation in dieser Subkategorie zulässt. Für die Bestimmung der Ausprägung der insgesamt 16 Unterkategorien werden beispielsweise organisatorische Kennzahlen (KPIs) wie Führungsspannen und -Ebenen, Anzahl der Mitarbeiter pro Einheit und existierende Prozessdokumentationen herangezogen. Beispiele für Personalkennzahlen sind Mitarbeiter-Fluktuation, Krankenstand, Zielvereinbarungen etc. Auch externe Kennzahlen werden mit einbezogen, wie beispielsweise Kennzahlen von Bewertungsportalen, Kundenumfragen und die Anzahl von Rechtsverfahren in bestimmten Bereichen. Jede Unterkategorie wird mit 3 bis 5 KPIs unterlegt, um die Aussagen in den drei Ausprägungen von Rot bis Grün stabil und verlässlich zu machen.

Die Aussagen zu den 16 Unterkategorien sind durch wissenschaftliche Studien validiert. Über die Bewertung aller Dimensionen ergeben sich Resilienzprofil sowie Organisational Resilience Score, auf deren Basis Empfehlungen und Maßnahmen entwickelt werden können, sollte der ORG Resilience Score nicht im gewünschten Zielkorridor liegen oder sollten einzelne Ausprägungen besonders kritisch sein.

Parallel erheben wir die Executive-Metakompetenzen der Führungskräfte der ersten und zweiten Führungsebene. Für einen Durchlauf planen wir pro Teilnehmer inkl. Vor- und Nachbereitung maximal 1 Stunde ein. Die Metakompetenzen bestimmen das Zusammenspiel der Führungskräfte in der Führung, Entwicklung und vor allem der risikooptimierten Steuerung des Unternehmens. Die Kombination den individuellen Executive-Metakompetenzen des Führungsteams und des Organisational Resilience Score sorgen für ein umfassendes Bild der Unternehmensresilienz, die sowohl durch die Executive Metakompetenzen sowie die Organisations-KPIs bestimmt und in Folge verändert werden kann.

Umsetzung

Auf Basis einer positiven Entscheidung zur Anwendung des ORG – Scores durch die Unternehmenseigentümer (Aufsichtsrat, Aktionäre, Gesellschafter, etc.) übermitteln wir die Datenanforderungen an die Fachabteilungen und vereinbaren Interviewtermine mit den Führungskräften. Diese werden sich je nach Größe der Organisation und der relevanten Führungskräfte zwischen 10 bis max. 20 Interviews bewegen und können in einem Zeitraum von 2 Wochen durchgeführt werden. Parallel dazu laufen die Datenerhebungen und unsere Analysen. Führungskräfte, welche die Executive-Metakompetenzen bestimmen wollen, können dies über unser Untersuchungsinstrument in einem „ruhigen“ Zeitraum während dieser Zeit ebenfalls tun. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass die erste Durchführung je nach Komplexität der Organisation zwischen 4 bis 8 Wochen dauert. Ausreißer können sich auf Grund von Besonderheiten immer ergeben und werden vorab besprochen.

Vorteile

Das Vorgehen bringt bei gleichzeitiger Ressourcen- und Zeiteffizienz sehr verlässliche und wissenschaftlich validierte Ergebnisse. Häufig werden Erkenntnisse und Zusammenhänge sichtbar, die den Anteilseignern bisher verborgen geblieben sind oder bei denen sie nicht so genau hinschauen konnten, weil die Dinge und Sachverhalte von anderen wichtigen Themen überlagert waren. Genau diese Perspektiven werden intensiv ausgeleuchtet, um die Organisation langfristig stabil auszugestalten und alle bekannten aber auch sich erst potenziell später ergebenden Risiken einzugrenzen oder (wo möglich) zu eliminieren.

Ergebnis

Der Organizational Resilience Score wird auf Basis von möglichst vollständigen Organisationskennzahlen abgeleitet und mit den Erkenntnissen aus den Executive Metakompetenzen substanziell ergänzt und aufgewertet. Der ORG-Score lässt eine belastbare und fundierte Aussage über die Stabilität der Organisation im Hinblick auf die potenziell einzugehenden Risiken aber auch das Zusammenspiel der Führungskräfte zur konsequenten Weiterentwicklung des Unternehmens zu. Durch die regelmäßig wiederkehrende Untersuchung wird eine robuste und gesunde Immunabwehr gegen die Gefahren und Risiken für die Organisation hergestellt, die mittel- bis langfristig die angestrebte Resilienz der Organisation garantiert. Die Eigentümer und Aufsichtsräte werden eingeladen, sich diesem Präventionsgedanken unverbindlich zu nähern und die Chancen zu erkennen, die in dem Vorgehen stecken.

Jan-Peter P. Schacht (info@janpeterschacht.de)